Почему скан весит так много
Документ из Word или 1С хранит в PDF сам текст и шрифты — такая страница весит десятки килобайт. Скан или фото документа — это картинка: каждая страница состоит из миллионов цветных точек, и даже чистый белый лист сканер записывает точка за точкой.
Посчитаем. Сканер с настройкой 300 dpi делает из листа A4 картинку 2480 × 3508 точек — это 8,7 мегапикселя на одну страницу. В цвете каждая точка — 3 байта, то есть 25 МБ данных на страницу до сжатия. Сканер их сжимает, но многостраничный цветной скан всё равно быстро набирает мегабайты. При «Сильном» сжатии страница пересохраняется с разрешением 96 dpi — 794 × 1123 точек, это в 9,8 раза меньше точек, чем у скана 300 dpi. Вдобавок картинка сохраняется в JPEG с качеством 50%.
Поэтому сильнее всего уменьшаются именно сканы, фото и презентации с картинками. Текстовый PDF из Word после сжатия может даже вырасти: вместо компактного текста в нём окажутся картинки страниц. В этом случае инструмент так и скажет — оставьте исходный файл.
Какую степень выбрать
Сильное — 96 dpi, страница A4 получает 794 × 1123 точек. Обычный текст на экране читается, мелкий шрифт сносок и печатей может размыться. Подходит, когда файл нужно любой ценой «протолкнуть» через лимит портала или почты.
Среднее — 130 dpi (1075 × 1520 точек), качество JPEG 65%. Разумный выбор по умолчанию: документ остаётся аккуратным на экране и при печати на офисном принтере.
Слабое — 200 dpi (1654 × 2339 точек), качество 80%. Для документов, которые будут печатать, и для сканов с мелким текстом, таблицами, печатями и подписями. Сканы, сделанные в 600 dpi, уменьшаются и на этой степени.
Начинайте со «Среднего». Если файл всё ещё больше лимита — попробуйте «Сильное» и откройте результат: прочитайте самый мелкий текст на странице. Если он размыт, лучше отправить документ частями, чем нечитаемым.
Как сразу сканировать лёгкий PDF
Проще всего не сжимать огромный файл, а сразу получить небольшой. В настройках сканера или приложения-сканера на телефоне обычно можно выбрать разрешение и цвет.
Разрешение. Для договоров, справок и паспорта достаточно 150–200 dpi: текст и печати читаются, а лист A4 при 200 dpi — это 1654 × 2339 точек, почти в 2,3 раза меньше, чем при 300 dpi. 300 dpi и выше нужны для мелкого шрифта, распознавания текста и архива.
Цвет. Если документ чёрно-белый, выбирайте режим «Оттенки серого» или «Чёрно-белый»: цветной скан хранит в каждой точке три канала вместо одного. Цвет нужен, когда важны синие печати и подписи — некоторые организации просят именно цветные копии.
Один файл — один документ. Сканируйте все страницы в один многостраничный PDF, а не в отдельные картинки. Если страницы уже отсканированы фотографиями, соберите их в JPG в PDF с уменьшением фото.
Большие файлы. Сжатие идёт постранично прямо в браузере, поэтому документ на сотни страниц обрабатывается дольше и требует памяти. На слабом телефоне такой файл удобнее сжать на компьютере или разделить на части.
Лимиты Госуслуг и почты
Госуслуги и другие порталы. Единого лимита нет: допустимый размер и формат указаны прямо в форме загрузки конкретной услуги, рядом с кнопкой «Загрузить». Смотрите требование там — и сжимайте с запасом, чтобы файл был заметно меньше лимита.
Почта. В Gmail для личных аккаунтов предел вложений — 25 МБ, более крупный файл почта превращает в ссылку на Google Диск. Яндекс Почта вложения больше 25 МБ тоже загружает на Диск и отправляет ссылкой. При этом в справке Яндекса прямо предупреждают: многие почтовые сервисы не принимают вложения больше 10 МБ. Если письмо уходит в организацию, держите PDF меньше 10 МБ.
Что учесть перед сжатием
Электронная подпись пропадёт. Сжатый PDF — это новый файл из картинок страниц. Если исходный PDF был подписан электронной подписью внутри файла, в сжатом её не будет. Подписанные документы отправляйте как есть.
Пропадут ссылки, закладки и поля форм. Кликабельное оглавление, гиперссылки и заполняемые поля превратятся в картинку. Текст нельзя будет выделить и найти поиском.
Файлы с паролем не откроются. Снимите пароль в программе, где он был установлен, и сжимайте уже открытую копию.
Если не хватило. Отправьте только нужные страницы: разделите PDF, лишние удалите, а несколько сжатых частей при необходимости объедините обратно. PDF из фото можно сразу собрать лёгким: включите «Уменьшить фото» в JPG в PDF или сначала сожмите сами фото.
На телефоне выберите файл в «Файлах» (iPhone) или «Загрузках» (Android) — сжатый PDF сохранится туда же. Файл обрабатывается в браузере и не покидает устройство.